電話も、FAXも、ECも。
受注は、一冊にまとめる。
バラバラに入ってくる注文情報をひとつの流れに整理し、受注確認・請求・入金・発送までを効率化する運用支援システムです。
カラーミーショップ運用で、こんな受注の悩みはありませんか？
EC受注は管理画面で見られても、電話・FAX・メールの注文は別管理になりやすく、確認漏れや二重入力が起きやすくなります。
注文経路が分かれていて、管理が二重になる
ECの注文は管理画面、電話注文は紙、FAXは別処理、メール注文は担当者の受信箱。確認先が増えるほど、見落としや転記の手間が増えていきます。
顧客ごとの対応が、標準機能だけでは足りない
小売と卸で運用が違う、送り先ラベルを出したい、カタログ送付対象を分けたい。顧客管理を細かく回そうとすると、別管理が増えがちです。
請求や入金確認に手作業が残る
まとめ請求、再請求、入金消し込みなど、売る以外の業務に時間が取られます。確認漏れは売上回収の遅れにもつながります。
発送現場と事務作業がつながっていない
出荷データ作成、ピッキング確認、配送用データの準備が分断されると、現場の負担が大きくなり、出荷ミスも起きやすくなります。
困りごとを、運用に沿って解消できる仕組みに変える
受注まわり帳は、受注後の業務を軽くするための仕組みです。いま現場で発生しているムダや分断を、ひとつずつ減らす前提で設計されています。
注文の入口をまとめて、確認漏れを減らす
カラーミーショップの受注に加え、電話・FAX・メール注文も同じ流れで管理できます。注文経路が違っても、その後の処理をひとつに寄せられます。
注文ごとに管理場所が違い、転記と確認が増える
受注データを一か所で見られるため、対応漏れを防ぎやすい
顧客区分や送付対象を、自社ルールで管理できる
顧客を独自に管理できるため、小売・卸の区分、メルマガ送付、カタログ送付など、運用に合わせた切り分けがしやすくなります。
顧客条件ごとの抽出がしづらく、別表管理が増える
顧客情報を業務ルールに合わせて活用しやすい
請求から入金確認までを、後追いしやすくする
まとめ請求書の作成、再請求メール、ゆうちょ振込用紙の印刷、入金消し込みまで対応できます。請求後の追跡作業を属人化させにくくします。
請求と入金確認が別作業で、抜け漏れが起きやすい
請求後の確認工程までひとつの流れにしやすい
発送準備と現場確認をつなげて、出荷ミスを防ぐ
佐川急便の伝票データ作成、クリックポストのデータ作成にも対応。事務処理と出荷作業の断絶を小さくします。
帳票と現場作業が分かれ、確認作業が増える
発送準備から出荷確認までの連携を取りやすい
カラーミーショップと一緒に使う、受注まわり帳でできること
受注後の請求・入金・発送・帳票業務まで、一つの運用に整理できます。
- カラーミーショップ受注の取り込み
- 電話・FAX・メール注文の一元管理
- 受注データと顧客情報の連携
- 小売・卸などの顧客区分管理
- メルマガ・カタログ送付対象の抽出
- 業務に合わせた顧客台帳の運用
- まとめ請求書などの独自帳票作成
- ゆうちょ払込伝票作成
- 再請求メールやPDF添付送信
- 入金消し込み、会計データ出力
- 佐川急便伝票データ、クリックポストデータ作成
- ピッキング時のバーコード確認
- 出荷業務の見落とし防止
- 商品別の集計
- 売上や出荷の確認用データ整理
- CSV出力による外部活用
- 必要な帳票や機能を追加改修しやすい
- 運用しながら現場仕様に寄せられる
- Excel頼みの運用を減らしやすい
導入後のイメージ
既存のやり方の困っている業務から順に整理していきます。まずは受注と顧客管理、その後に請求・発送・帳票を整える流れをおすすめします。
現状整理
どこで二重入力や確認漏れが起きているかを洗い出します。
運用設計
受注、顧客、請求、出荷の流れを自社業務に合わせて整理します。
必要機能の調整
帳票、メール、出力形式など、現場で必要な機能を合わせ込みます。
運用改善
導入後も、業務に応じて追加改修しながら育てていけます。
カラーミーショップ運用の受注業務について、ご相談ください
現在のカラーミーショップの利用状況や、電話・FAX・メールでの受注対応など、気になっている点があればお気軽にご記入ください。内容を確認のうえ、担当者よりご連絡いたします。